Konec odkládání úkolů – Pracujme efektivně

Hledejte pozitivní důvody

Máte-li před sebou úkol, do něhož se vám příliš nechce (nebo vás duševně nenapl­ňuje), zkuste k němu přistupovat pozitivně.
Uvědomte si, proč je důležité ho udělat a co vám to přinese (uznání, peníze aj.). Zároveň si představte uspokojení či dobrý pocit z toho, že úkol dokončíte. A mějte radost z toho, že můžete pracovat. Horší by bylo, kdybyste pracovat chtěli, ale nemohli.

Krátké přestávky můžete věnovat protažení těla.

Všudypřítomná média, ať už jde o sociální sítě nebo zpravodajské servery, nás naučila vstřebávat informace vysokou rychlostí. Na druhou stranu však nutí neustále na internetu kontrolovat, zda se něco nového nestalo (ať už jde o nový status přátel či kolegů, video nebo zprávu na webu). Tato roztěka­nost, vedoucí k opakovanému prohlížení několika informačních kanálů, však snižuje naši soustředěnost a tím i efektivitu práce.
Je to podobné, jako by se na nás někdo neustále obracel s dotazem či žádostí o pomoc.

Bojovat s tímto fenoménem moderní doby není jednoduché a vyžaduje silnou vůli. Výsledky však zpravidla bývají velmi pozitivní: svou práci zvládnete udělat rych­leji, odevzdáte ji včas a ještě vám zůstane spousta času, který byste jinak rozložili do bezcílného surfování po internetu nebo chatování na sociální síti. V součtu přitom může jít až o desítky minut či dokonce hodiny.

Jak se lépe soustředit?

Abyste se mohli dobře soustředit, eliminujte veškeré zdroje rozptýlení. Odhlaste se ze své­ho účtu na sociální síti, ukončete svého IM klienta i nástroj upozorňující vás na nově pří­chozí emaily a vypněte zvuk svého telefonu.
Pokud z povahy vašeho zaměstnání nemu­síte odpovídat na příchozí emaily či zprávy ihned, jejich vyřízení odložte. Stanovte si vždy přesný čas, kdy se budete odpovídání věnovat (stačí jen dvakrát až třikrát denně). S vědomím, že vás po určitou dobu nikdo nebude rušit, se vám bude pracovat lépe.

Pokud se nedokážete od některých webových stránek odpoutat, můžete vyzkoušet některý z dostupných nástro­jů, který umí vybrané stránky blokovat.
Podrobně se jim věnujeme v druhé části tohoto projektu.

Samotná práce by měla být intenzivní a rozložena do několika bloků. Čím déle v kuse pracujete, tím méně efektivní vaše práce je. S managementem času vám může pomoci takzvaná technika Pomodoro. Ta doporučuje, abyste se střídavě 25 mi­nut koncentrovali na práci a následně si vyhradili 5 minut pro přestávku, kterou můžete věnovat něčemu příjemnému.
Po třech nebo čtyřech cyklech je vhodné zařadit delší, třeba 15minutovou pauzu.
Časy si můžete odměřovat různě, pokud však pracujete na počítači, doporučujeme využít speciální aplikaci (viz dále).

Dostatek času věnujte také odpočinku. Ať už jde o již zmíněné krátké přestávky, které věnujete třeba cvičení, nebo obecné zkrácení celkové doby práce. Opusťte představu, že dokážete intenzivně praco­vat osm a více hodin. Tak dlouho se plně soustředit nedokážete a práce bude stejně neefektivní. Stanovte si mezi pracovními bloky své osobní volno, které věnujte jen sobě a vnímejte ho jako odměnu (klidně se odměňte i fyzicky, třeba nějakou slad­kostí).

A pokud máte tendenci jen bezcílně brouzdat internetem s tím, že za okamžik se opět vrhnete do práce, raději ihned skončete a jděte si číst knížku nebo si třeba ven zaběhat. Pak se nestane, že dlouhé hodiny sedíte u počítače, aniž byste cokoliv užitečného udělali. Nehledě na to, že si stejně nebudete pamatovat skoro nic z toho, co jste si za tu dobu na internetu přečetli, protože jste neustále mysleli na nedodělanou práci. Věřte, že to bude lépe strávený čas, a navíc se zbavíte zbytečného stresu.

Dopředu si stanovte cíle a poté si je odškrtávejte.

Jak si stanovit cíle?

Základem efektivní práce je jasné stanovení cílů. Vždy ráno nebo už předchozí večer si určete, co je potřeba udělat, a své úkoly rozdělte na primární a sekundární. Je-li to možné, zkuste si den naplánovat tak, abyste mohli vystřídat příjemný úkol s takovým, do něhož se vám příliš nechce.

Podobně si stanovte také dlouhodoběj­ší cíle. Zaznamenejte si, co vše a v jakém ča­sovém horizontu je potřeba udělat, a tímto seznamem se řiďte. Máte-li před sebou rozsáhlý projekt s jasným termínem ode­vzdání, rozdělte si ho na několik dílčích úkolů/cílů a stanovte si dílčí termíny.
A především: snažte se stanovené cíle dodržovat a dopředu nerezignujte!

Jak nejlépe začít?

Mnohdy není tím hlavním problémem skutečnost, že by nás při práci něco rušilo a rozptylovalo. Velmi často se jednoduše nemůžeme přinutit začít pracovat a jsme schopni udělat řadu jiných věcí, které s úkolem vůbec nesouvisejí (a které bychom za běžných okolností zřejmě nepovažovali za důležité). Jak tedy problém nekonečného začínání překonat?

Způsobů je několik a záleží, který vám bude vyhovovat. Někomu pomáhá pevné stanovení si začátku práce, doprovozené třeba ještě zvoněním budíku. Jindy pomů­že prostě začít (okamžitě) a nepřemýšlet o tom. Případně si můžete říct, že jdete pracovat alespoň na 15 minut. S vidinou brzkého konce se možná snadněji donutí­te začít, přičemž je velmi pravděpodobné, že práci nakonec věnujete mnohem více času.

Velmi efektivní je také velmi nepopu­lární brzké vstávání. Pokud se přemůžete a vstanete dříve, než nezbytně musíte, získáte čas pro klidný rozjezd dne a pro dělání toho, co je pro vás důležité (hygiena, snídaně, ranní procházení zpravodajských webů apod). S dobrou náladou se vám pak s prací bude začínat mnohem lépe.

Pokud jste spíše „noční sovy“, které vstávají v poledne a pracují hluboko do noci, možná vás překvapí, že ranní a do­polední práce je velmi efektivní. Vstáváte totiž s novým dnem, pracujete za přiro­zeného světla, a než přijde čas obědu, můžete mít velkou část práce hotovou.
S tímto pocitem a vidinou volnějšího večera se vám bude s odpoledními úkoly začínat mnohem lépe. Den vám navíc pocitově neuběhne tak rychle, protože se hned pár hodin po probuzení nezačne stmívat.

Co vás rozptyluje?

Sociální sítě, YouTube, email, IM ko­munikátory, mobilní telefon, televize, nepracující a bavící se lidé v okolí. To je několik nejčastějších věcí či jevů, které ruší při práci, případně vůbec neumožní začít pracovat. Vždy je nej­prve potřeba identifikovat, co snižuje efektivitu vaší práce. Na základě toho pak můžete tyto jevy eliminovat.